Introducción

En el contexto de la cultura de transparencia y de una archivística que se extiende cada vez más allá de la custodia, la asociación entre la finalidad del quehacer archivístico y la promoción del acceso a la información se está consolidando como un hecho evidente. En cierto sentido, el acceso se ha convertido en una profesión de fe para los archiveros. Sin embargo, aunque este importante compromiso profesional se refuerza cada vez más, se ha cuestionado cada vez menos su verdadero significado y sus implicaciones para aquellos que trabajan en los Archivos¹ y para aquellos que los visitan y utilizan.

Los recursos tecnológicos sofisticados y atractivos han alimentado la ilusión de que los desafíos relacionados con la misión de proporcionar acceso a los archivos se resolverían con solo hacer un clic, gracias a las bases de datos y la difusión masiva de una gran cantidad de documentos digitalizados que flotan libremente en el ambiente virtual, donde todo parece fácilmente ubicable y disponible. Pero el problema es, sin duda, mucho más complejo.

Garantizar el acceso a los archivos no es lo mismo que hacerlos consultables, sino que implica hacerlos comprensibles. Se trata, por lo tanto, de la causa y la consecuencia de un proceso de mediación, una negociación muy delicada, una costura fina entre el usuario, el objeto buscado y los múltiples agentes humanos, institucionales y tecnológicos. Este proceso solo se lleva a cabo cuando el perfil de las instituciones archivísticas, las especificidades definitorias de los archivos y la naturaleza del documento de archivo son claramente comprendidos por los diversos sujetos involucrados en una relación marcada por la alteridad. Las reflexiones aquí compartidas parten de esta premisa fundamental.

Un país extranjero

En comparación con las bibliotecas y los museos, los Archivos parecen ser menos conocidos por el público en general. Aunque se sabe que las salas de consulta están habitadas sobre todo por los historiadores, incluso para estos usuarios especializados, el Archivo se presenta como un “país extranjero”, que a menudo se explora de manera superficial (Camargo, 2018). Es cierto que la atención al usuario no siempre ha sido un tema de gran interés en el campo de la archivística. Algunos factores parecen estar involucrados en esta doble extrañeza.

El primero de ellos tiene que ver con el perfil de las instituciones responsables de la custodia del patrimonio documental y de sus acervos. Los Archivos, por su naturaleza, detienen una función primaria esencialmente relacionada con la administración. No es casualidad que el Consejo Nacional de Archivos de Brasil preconice que los Archivos públicos estén preferentemente vinculados a las estructuras administrativas más cercanas al centro del poder decisorio, como el Gabinete de la Alcaldía, la Casa Civil o la secretaría responsable de la planificación o de las acciones estratégicas del gobierno (Conselho Nacional de Arquivos, 2014).

En este sentido, las finalidades educativas, científicas, técnicas o culturales, que constituyen el abanico de funciones primarias de las bibliotecas y los museos, representarían, en sentido estricto, las funciones secundarias de las instituciones archivísticas. Es sintomático de esta confusión entre funciones primarias y secundarias el hecho de que, aunque la teoría destaque la centralidad de los Archivos como dispositivos estratégicos de la gestión pública, muchos Archivos municipales y estaduales se encuentren vinculados a las secretarías de Cultura.

Las bibliotecas, centros de documentación y museos se caracterizan como órganos coleccionadores que construyen sus acervos² por compra, donación o permuta de ítems de múltiples orígenes. Estos ítems adquieren un carácter documental cuando son incorporados a la colección y gozan de una autonomía de sentido en relación a los demás elementos que la componen, así que la comprensión del contenido de un libro o la apreciación de una obra de arte en un museo no dependen necesariamente de la lectura de todos los demás elementos presentes en la misma estantería o galería, respectivamente. En estas instituciones, la formación y el desarrollo del acervo ocurren en conformidad con el área de especialización de la institución, de manera a atender a las expectativas del público objetivo. Por lo tanto, es poco probable encontrar una edición de Don Quijote de la Mancha en la biblioteca de una facultad de medicina o un automóvil expuesto en un museo de zoología.

En el caso de los Archivos públicos, el desarrollo del acervo obedece, por regla general, al imperativo de la obligación. Los conjuntos de documentos producidos por las diferentes instancias del poder público no son propiamente adquiridos, sino transferidos. A pesar de que los archivos pasen por selección y expurgo antes de la transferencia, no se puede decir que su incorporación al acervo sea el resultado de una arbitrariedad. La custodia es, por lo tanto, compulsoria y las preferencias de los usuarios no son la razón que justifica la formación del acervo, incluso cuando estas instituciones adquieren, en carácter excepcional y complementario, fondos de procedencia privada o colecciones facticias. Es importante destacar que el estatuto documental de las unidades que componen un fondo es congénito, no atribuido, y que en el archivo la parte aislada (el ítem documental) solo tiene sentido cuando se toma en relación con los demás documentos que componen el mismo conjunto.

El análisis de las características definitorias de las instituciones de custodia del patrimonio documental³ puede constituir un punto de partida útil para debatir sobre la relación entre los Archivos y sus usuarios, ya que incluso para los usuarios especializados, las fronteras entre Archivo, biblioteca, centro de documentación y museo no siempre están claramente definidas. Además, es conveniente examinar los mecanismos de formación de los conjuntos documentales que constituyen el núcleo del acervo de los Archivos y la naturaleza del “documento de archivo”.

Los Archivos se componen de conjuntos de documentos que se producen y/o reciben en el curso de actividades prácticas, con el objetivo de viabilizar y comprobar las acciones de los órganos de la administración pública, de las instituciones privadas, familias y de los individuos. Se forman mediante un proceso de acumulación progresiva y continua, de acuerdo con la lógica de funcionamiento de la entidad que los produce, lo que les confiere una cohesión particular y hace que las unidades que los componen establezcan una relación de interdependencia y solidaridad. Este vínculo, plasmado en la organicidad, configura, según Heloísa Bellotto (2006: 253), “el punto esencial de la especificidad de los documentos de archivo”.

Es importante hacer hincapié en la singularidad de calidad que define la naturaleza y el propósito de los archivos. Según Elio Lodolini (1993), los archivos son esencialmente sedimentarios, emergen espontáneamente y constan de dos componentes fundamentales: los documentos y sus relaciones interdependientes. Por lo tanto, la organicidad implica un vínculo original, necesario y determinado en la red de relaciones que cada documento sostiene con los demás documentos en un mismo conjunto (Duranti, 2015)⁴. De este vínculo se deriva la capacidad de los archivos para reflejar la estructura, las funciones y las actividades de la entidad productora en sus relaciones internas y externas.

Los documentos de archivo no son productos de la libertad creativa, sino que se producen para dar vida a la razón de su origen (Rodríguez Bravo, 2002). Como Bellotto (2014) ha definido con acierto, el documento de archivo nace como prueba y permanece como testimonio. En este sentido, la primera prueba que todo documento es capaz de proporcionar sobre sí mismo es la evidencia de su condición instrumental: los documentos son instrumentos esenciales destinados a crear, modificar o extinguir situaciones. Como ha señalado Bruno Delmas (1996), todo documento de archivo, desde el más trivial hasta el más importante, comienza como un instrumento necesario para la actividad de una persona o una institución en un momento determinado, antes de convertirse en su producto y, finalmente, en su testigo. La conexión única entre el documento, la actividad en la que participa y los usos a los que se destina mucho tiempo después de su producción fue demostrada de manera ejemplar por la archivera italiana Paola Carucci (1983: 12, traducción propia):

Aunque el sujeto que produce el documento esté consciente de la relevancia histórica de la propia actividad (y de los documentos que la testimonian), el documento no es creado para que, un día, el historiador lo pueda estudiar, sino porque en un momento dado se verificaba la firma de un tratado internacional, la promulgación de un decreto, el ajuste de un contrato entre particulares, el intercambio de una carta entre dos personas o la constitución de una sociedad por acciones. Por lo tanto, al historiador le tocará analizar también las intenciones del autor en la evaluación crítica del documento.

Otro factor que parece jugar un papel relevante en la conflictiva relación entre los usuarios y los documentos que pretenden consultar está relacionado con la metodología utilizada en el procesamiento técnico de los archivos, lo cual analizaremos a continuación.

Una lógica particular

Al examinar las cuestiones involucradas en el proceso de mediación archivística, Wendy Duff (2010) ha identificado una serie de elementos que, en su percepción, obstaculizan la relación entre los Archivos y sus usuarios. Algunos de estos elementos están relacionados con el propio usuario, como la falta de familiaridad con las instituciones archivísticas y sus acervos, o el hecho de que los usuarios no siempre saben cómo trabajar con fuentes primarias. Otros elementos están relacionados con la naturaleza de los archivos y con la orientación del procedimiento archivístico: la organización se basa en el principio de procedencia y no en los temas de los documentos, lo que significa que la búsqueda de información siempre es inferencial, guiada por el conocimiento existente sobre los productores de los archivos y no por los elementos temáticos y circunstanciales consignados en el contenido de cada ítem documental.

El tratamiento documental se refiere a un conjunto de acciones realizadas por los archiveros con el objetivo final de abrir los archivos al público, especializado o no, mediante el uso de instrumentos de referencia. En los archivos históricos, estas acciones incluyen principalmente funciones centrales como la clasificación, ordenación y descripción.

Basándose en la premisa de que la calidad esencial de los archivos es reflejar la entidad que les dio origen en cuanto a sus funciones y actividades, la organización archivística se desarrolla tanto a nivel intelectual como material. La faceta intelectual implica la distribución de las series documentales, es decir, la “secuencia de unidades de mismo tipo documental” (Camargo y Bellotto, 2012: 76), en categorías clasificatorias que indican sus contextos de origen (preferentemente actividades y funciones, aunque la clasificación también puede basarse en la estructura organizacional del ente productor)⁵, encadenadas jerárquicamente: del fondo a las clases (o grupos), de las clases a las subclases (o subgrupos), de las subclases a las series. Como resultado de esta operación, se obtiene la representación gráfica del nexo de unión de los varios niveles que componen la estructura de un fondo, es decir, el cuadro de clasificación. La organización también implica la ordenación interna de las series según la lógica de la clasificación, así como la ordenación de los ítems documentales dentro de ellas, aunque se reconozca que, en ciertas circunstancias, la correlación entre la ordenación intelectual y la disposición física de los documentos sea dispensable o incluso impracticable.

En la clasificación archivística, se busca representar el lugar lógico de los documentos dentro de los fondos. Por otro lado, la descripción tiene como objetivo identificar los elementos formales de los documentos y asociarlos con los elementos contextuales que dan coherencia y cohesión a los archivos. Por lo tanto, la clasificación y la descripción no pueden ser consideradas como funciones separadas, sino más bien como funciones sucesivas. Con respecto a los conjuntos orgánicos, la descripción depende del conocimiento previo de la estructura, las funciones y las actividades del ente acumulador. La descripción archivística tiene como finalidad proporcionar herramientas capaces de difundir el potencial informativo relacionado con el valor secundario de los documentos, que es infinitamente más amplio que la estricta razón funcional que motivó su creación y que está desvinculado del compromiso jurídico implícito en su valor primario (Bellotto, 2006).

Desde los instrumentos de referencia más genéricos hasta los más específicos, todos ellos son dispositivos fundamentales de mediación archivística en sus distintos grados y extensiones. A través de estos instrumentos, el usuario puede entrar en contacto con la institución de custodia y su acervo. Las guías, los inventarios y, en casos excepcionales, los catálogos⁶ no solo facilitan el primer contacto del usuario con los archivos, sino que también indican los caminos que el investigador debe seguir para encontrar los documentos que, a través de la interpretación, comparación y articulación con otras fuentes, le proporcionarán las pistas y los subsidios necesarios para responder a sus preguntas de investigación.

No obstante, existe una brecha entre las expectativas del usuario y los productos del trabajo de los archiveros. Quizás acostumbrado a utilizar los mecanismos de búsqueda de las bibliotecas, el usuario con algún nivel de especialización espera encontrar algo similar en los archivos. Cuando llega a la sala de consulta, ya tiene un tema en mente, traducido en unas pocas palabras clave, pero no siempre encontrará instrumentos de referencia elaborados según criterios temáticos específicos.

Lo que sucede es que la lógica de los archivos, representada en la clasificación, la descripción y, consecuentemente, en las herramientas de referencia, es ajena a la lógica de la investigación. De hecho, como ha señalado Camargo (2003), son dos universos perfectamente distintos. En esto reside, esencialmente, la tónica de la sofisticada noción de imparcialidad de los documentos de archivo, tal como fue enunciada por Hilary Jenkinson (1937: 12):

[…] la única predicción relativa a los intereses de la investigación a los cuales pueden servir los archivos es que, con apenas alguna excepción, estos no coinciden con las razones que inspiraron a quienes acumularon y preservaron los documentos.

Por consiguiente, los documentos son, a la vez, parciales con respecto a sus productores, porque son creados para atender a sus intereses inmediatos, e imparciales con respecto a sus usuarios, quienes les confieren los más variados sentidos.

Orientado por el principio de procedencia –principio “primero, principal, natural y general de la ciencia archivística” (Heredia Herrera, 2015: 44)–, el procedimiento archivístico siempre priorizará las estructuras, funciones y actividades. Aunque esta opción pueda parecer una paradoja, teniendo en cuenta que la atención al usuario es el objetivo del archivo histórico, la clasificación según criterios temáticos, cronológicos o geográficos, según Bellotto (2006), haría desaparecer o diluiría la percepción de la razón de ser del documento, lo que, en última instancia, lo deformaría ante los ojos del usuario.

Aunque enigmática para el usuario, la organización de los archivos no resulta de la imposición de una lógica arbitraria, más bien se fundamenta en principios que le dan solidez a todo un cuerpo de conocimientos específicos y a las operaciones que caracterizan la archivística, distinguiéndola de las demás ciencias documentales.

Especies y tipos documentales

En el proceso de descripción archivística, los profesionales del área buscan proporcionar respuestas a algunas preguntas fundamentales relacionadas con los documentos. Tales interrogantes incluyen: ¿Cuándo fueron producidos los documentos? ¿Con qué propósito fueron acumulados? ¿Qué tipo de documentos son estos y cómo deben ser denominados? Si las respuestas a las dos primeras preguntas revelan el contexto original de los documentos, el cual puede ser definido por las funciones y actividades que se extendieron durante un período que abarca varios meses o años, o incluso por eventos específicos pasados en un momento y en un lugar determinados, la respuesta a la tercera pregunta conduce al estudio de las especies y tipos documentales, términos que proporcionan un nombre e identidad a las unidades y, por ende, a las series documentales.

El concepto de especie documental, introducido por Heloísa Bellotto y consolidado en la terminología archivística brasileña, se refiere a la “configuración que adopta un documento según la disposición y naturaleza de la información que contiene” (Camargo y Bellotto, 2012: 46, traducción nuestra). Esta noción, derivada de la diplomática, se relaciona con el carácter formal de los documentos, manifestado por un conjunto de reglas de representación que regulan la emisión de la información con el fin de garantizar la estabilidad de su significado. El reconocimiento de la especie documental, entendida como modelo o estructura prototípica, confiere al documento su nombre de pila: billete, carta, contrato, recibo. A este nombre se le puede agregar un apellido, dado por una locución adjetiva que exprese la acción para la cual el documento sirve como vehículo, por ejemplo, de agradecimiento, de presentación, de prestación de servicios, de devolución. De esta manera, se llega al nombre completo del documento, es decir, al tipo documental: billete de agradecimiento, carta de presentación, contrato de prestación de servicios, recibo de devolución⁷.

En el núcleo de esta aparentemente simple operación se encuentra una de las facetas discretamente sofisticadas de la labor archivística. La identificación de las especies y los tipos documentales, más que un simple juego de palabras, consiste en un proceso gradual que parte de la estructura y se adentra en la sustancia de los documentos. Este proceso se guía por el examen cuidadoso de sus elementos intrínsecos y extrínsecos, así como por el estudio de las variaciones en los dictámenes del derecho, las culturas administrativas y las convenciones sociales a lo largo del tiempo, ya que estos factores determinan el conjunto de reglas de representación y las fórmulas estereotipadas que otorgan a los documentos ciertos rasgos distintivos que definen su verdadera naturaleza⁸.

Ante la importancia del contexto en los procesos de clasificación y descripción, puede parecer que la identificación y definición de las especies y los tipos documentales no es más que un preciosismo superficial. Aunque se reconoce la necesidad de llevar a cabo este proceso, el examen de los instrumentos de descripción a menudo revela una falta de atención dedicada a este problema. Abundan los términos amplios, genéricos y colectivos, como “documentación personal”, “correspondencia”, “recortes de prensa” y “fotografías”, que se utilizan para nombrar, como en una venta al por mayor, toda una gama de documentos que se presumen similares, pero que, cuando se examinan de cerca, resultan muy diferentes. Esto acaba perjudicando y confundiendo al usuario.

A modo de ejemplo, pensemos en una situación hipotética de una simplicidad casi primaria. Un investigador, residente en la ciudad A, descubre a través de algunos inventarios, la existencia de documentación de su interés en dos instituciones de custodia: dos series designadas como “correspondencia”, una de ellas en el Archivo Público de la ciudad B, a poco más de 500 km de su residencia, compuesta por 5 unidades documentales, y la otra en el Archivo Público de la ciudad C, casi cuatro veces más lejos, con 50 unidades. Asumiendo que existe una relación directamente proporcional entre la extensión del conjunto documental y su potencial informativo, el investigador, que tiene recursos para hacer un solo viaje, elige la ciudad C como su destino obvio. Al llegar allí, se sorprende al encontrarse con 50 telegramas. Entonces, regresa a casa sin munición para continuar su estudio, ya que pudo comprender muy poco del contenido casi cifrado, característico del mensaje en estilo conciso transmitido por medio de telegrafía, destinado a ser entregado con urgencia al destinatario. Si hubiera sabido de antemano que la serie disponible en el Archivo de la ciudad C estaba compuesta por telegramas y que en la ciudad B encontraría cartas, probablemente habría optado por consultar el Archivo más cercano. Esto porque, debido a su estructura discursiva, la carta, incluso cuando es de corta extensión, tiende a presentar un contenido de mayor densidad, lo que no solo la hace más inteligible, sino que también refuerza su poder de auto-contextualización en relación a las actividades en las que participa.

No se puede esperar que el usuario, ya sea un ciudadano común, un estudiante en formación o un investigador con experiencia, domine el universo de los documentos de archivo y pueda distinguirlos en cuanto a sus aspectos formales y sustanciales. Tampoco se espera que conozca los conceptos de especie o tipo documental. Sin embargo, si tiene a su disposición instrumentos de referencia resultantes de proyectos descriptivos fundamentados en metodología sólida, y si puede contar con instrumentos auxiliares, como los glosarios de tipos documentales, probablemente será capaz de navegar en este universo desconocido con mayor desenvoltura.

En resumen, cuando se la trata con rigor, la tipología documental puede convertirse en una herramienta valiosa para el sondeo del potencial informativo y para la selección del material a ser consultado. Además, puede contribuir al uso más esclarecido de las fuentes, en lo que respecta a las características que las definen en cuanto a documentos de archivo y que demarcan el punto de salida para el interrogatorio al que las somete el investigador, previniendo los abordajes superficiales que, casi siempre, resultan en el uso de los documentos a modo meramente ilustrativo. Por lo tanto, el conocimiento de las especies y de los tipos documentales va mucho más allá del simple detalle, ya que permite comprender los documentos en su verdadera naturaleza y categorizarlos según la función que cumplen, caracterizar a las personas involucradas en su producción, entender el sentido de su circulación, seguir el recorrido burocrático que justifica la colocación de notas y otros elementos que indican las sucesivas etapas de tramitación, sondear la relación de reciprocidad entre los más variados actos y los efectos que de ellos se esperan en diferentes esferas de jurisdicción o ámbitos de la vida social. Sin embargo, ¿qué tiene todo esto que ver con la mediación archivística?

Remate

En el ámbito de la archivística, el cambio de enfoque de la custodia hacia la priorización del acceso está otorgando un papel protagónico al usuario que durante mucho tiempo había sido subestimado. Aunque la literatura sobre los usuarios de archivos sea, en general, en cierta medida escasa (Rocha y Parrela, 2020), se observa que el tema está ganando terreno en la archivística en los últimos años⁹. Por un lado, las propias instituciones se enfrentan a la falta de métodos y recursos para profundizar en el conocimiento de su clientela (Rocha, 2018). Por otro lado, en el ámbito de la reflexión teórica, diversos temas, como el perfil del usuario, sus demandas generales y específicas, la competencia informacional, la difusión, el servicio educativo e incluso el marketing archivístico, se confunden en un debate con fronteras difusas.

La discusión acerca de una archivística más centrada en el usuario que en los propios archivos no es una novedad reciente. En la década de 1980, Elsie Freeman (1984) abogó por la reorientación de la práctica profesional basada en la identidad y los hábitos de los usuarios, en sus formas de pensamiento, aprendizaje y recolección de información. Randall Jimerson (1989), por su parte, visualizó en un enfoque centrado en el usuario y sus necesidades, una solución para mantener la relevancia de los archiveros en la moderna sociedad de la información. Sin embargo, existe cierta perversión en la transposición de la lógica comercial al universo de los archivos, y es pertinente cuestionar si este fenómeno no corrompería la práctica archivística. En la sabrosa ironía de Terry Cook (1990: 127, traducción propia):

El marketing y las estadísticas de usuarios no deberían desdibujar la misión archivística. Las nuevas formas y los nuevos medios de comunicación no pueden desvirtuar el mensaje archivístico. En resumen, los archivos no pueden convertirse en la versión de McDonald’s para la información, donde todo está cuidadosamente calculado para atender a cada perfil de cliente y mercado demográfico, mientras que la calidad y la excelencia se olvidan detrás de la jarra de salsa Big Mac.

Ante la seducción de las estratagemas que permitirían ofrecer, a cualquier precio, información rápida y masticada, en la dosis exacta para satisfacer el hambre del usuario, es importante tener en cuenta que los archivos son, ante todo, repositorios de materia en estado bruto. Los archivos no proporcionan respuestas rápidas, no almacenan la memoria y no contienen la información en sí misma, sino que suministran potenciales informativos, materia prima para la creación de la memoria: en resumen, proporcionan posibilidades de obtener respuestas, siempre condicionadas a una elaboración intelectual realizada por el usuario (Menne-Haritz, 2001). Por mucho que se intente delinear el perfil de un usuario típico y conocer sus demandas informacionales, siempre se logrará dibujar un cuadro limitado y distorsionado de la realidad, en el que la proyección de reservas de sentido en los documentos solo resultaría en un bello, pero absurdo, ejercicio de imaginación o futurología (Camargo, 2003).

Sería, entonces, más adecuado considerar la mediación archivística como una costura fina entre las expectativas de un público amplio y lo que la archivística es capaz de ofrecer. El archivo no es una moda prêt-à-porter, sino alta costura. Lo que los archiveros pueden y deben ofrecer a los usuarios es un tipo de conocimiento muy particular sobre los conjuntos documentales que constituyen su objeto, forjado en todo lo que da sentido a su profesión y lo califica: el celo con la procedencia, la manutención de la organicidad, el esfuerzo para establecer el enlace suficiente y necesario entre los documentos y sus contextos originales, el movimiento gradual que parte de la estructura para llegar a la sustancia de los documentos y darles nombre. En el cruce de estos tantos hilos, la archivística se va tejiendo, en el remate certero de Angelika Menne-Haritz (1998), como ciencia de los contextos y relaciones.

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Notas